En entreprise, la gestion des documents RH peut parfois virer au casse-tête. Entre les contrats, les bulletins de paie et les diverses attestations, vous devez trouver une solution efficace pour centraliser et organiser ces informations. MyPeopleDoc répond à ce besoin en offrant une plateforme en ligne dédiée à la gestion des documents RH.
Avec MyPeopleDoc, les salariés peuvent consulter et gérer leurs documents en quelques clics, où qu’ils soient. Plus besoin de fouiller dans des tiroirs encombrés ou de courir après des papiers égarés. Cette solution numérique garantit une accessibilité et une sécurité optimales, simplifiant ainsi le quotidien de tous les collaborateurs.
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Plan de l'article
Qu’est-ce que MyPeopleDoc et comment fonctionne-t-il ?
MyPeopleDoc est une plateforme dédiée à la gestion des documents de ressources humaines en ligne. Créée en 2008, elle a depuis intégré le groupe UKG, résultant de la fusion d’Ultimate Software, Kronos et PeopleDoc. Cette solution permet aux entreprises de centraliser et d’organiser efficacement leurs documents RH, garantissant ainsi une gestion optimisée des ressources humaines.
Fonctionnalités principales
- Espace de stockage : chaque utilisateur bénéficie de 10 Go pour stocker ses documents.
- Durée de conservation : les documents peuvent être conservés jusqu’à 50 ans.
- Accès sécurisé : intégration d’une authentification à deux facteurs (2FA) et conformité au RGPD.
- Coffre-fort électronique : service fourni en partenariat avec CDC Arkhinéo, garantissant la sécurité des données.
Un outil au service des entreprises et des employés
MyPeopleDoc facilite l’accès aux documents depuis tout périphérique, à tout moment. Les entreprises comme Canal+, Total, Starbucks France, Bouygues Telecom, Air France, BNP Paribas et Carrefour utilisent cette solution pour optimiser leurs processus de gestion des ressources humaines. Les collaborateurs, quant à eux, bénéficient d’un coffre numérique sécurisé pour gérer leurs bulletins de paie, contrats et autres documents RH. La conformité avec le RGPD assure une protection maximale des données, tandis que l’authentification à deux facteurs renforce la sécurité des accès. MyPeopleDoc, en tant que solution intégrée de UKG, représente un outil indispensable pour une gestion documentaire moderne et sécurisée.
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Comment créer et activer son compte MyPeopleDoc
Pour bénéficier des services de MyPeopleDoc, la première étape consiste à créer et activer son compte. Ce processus, conçu pour être intuitif, se déroule en quelques étapes simples.
Création du compte
- Invitation par l’entreprise : Les employés reçoivent une invitation par email de leur employeur. Ce lien permet de créer un compte directement lié à l’organisation.
- Formulaire d’inscription : L’utilisateur doit remplir un formulaire avec ses informations personnelles, telles que nom, prénom et adresse email professionnelle.
- Validation de l’email : Un email de confirmation est envoyé. Cliquez sur le lien contenu dans cet email pour valider l’inscription.
Activation du compte
- Connexion initiale : Utilisez vos identifiants pour vous connecter à la plateforme MyPeopleDoc.
- Configuration de la sécurité : Mise en place de l’authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la sécurité. Cette étape nécessite l’installation d’une application d’authentification sur votre smartphone.
- Personnalisation de l’espace : Une fois connecté, configurez votre espace personnel en ajoutant des informations complémentaires et en téléchargeant vos premiers documents.
Accès et utilisation
Une fois le compte activé, les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents RH à tout moment et depuis n’importe quel périphérique. La plateforme offre un espace de stockage sécurisé, garantissant la confidentialité et l’intégrité des données.
- Bulletins de paie : disponibles en version numérique, accessibles et téléchargeables à tout moment.
- Contrats de travail : stockés de manière sécurisée et facilement consultables.
La gestion documentaire devient ainsi fluide et sécurisée, permettant aux collaborateurs de se concentrer sur l’essentiel.
Quels sont les avantages de MyPeopleDoc pour les entreprises et les collaborateurs ?
L’adoption de MyPeopleDoc par les entreprises et leurs collaborateurs est motivée par une série d’avantages tangibles. La gestion documentaire devient nettement plus efficace grâce à cette plateforme. Les entreprises comme Canal+, Total, Starbucks France, Bouygues Telecom, Air France, BNP Paribas et Carrefour utilisent déjà MyPeopleDoc pour centraliser et sécuriser leurs documents RH.
Pour les entreprises
Les entreprises bénéficient de :
- Une réduction des coûts administratifs : Automatisation des processus RH, moins de papier et de temps consacré à la gestion des documents.
- Conformité réglementaire : MyPeopleDoc est conforme au RGPD, garantissant la protection des données personnelles.
- Accès rapide et sécurisé : Utilisation du coffre-fort électronique pour conserver les documents pendant jusqu’à 50 ans, avec une capacité de stockage de 10 Go par utilisateur.
Pour les collaborateurs
Les collaborateurs, quant à eux, profitent de :
- Accès instantané aux documents : Possibilité de consulter et télécharger leurs bulletins de paie, contrats de travail, et autres documents RH à tout moment, depuis n’importe quel périphérique.
- Sécurité renforcée : Authentification à deux facteurs (2FA) pour protéger l’accès aux données personnelles.
- Simplicité d’utilisation : Interface intuitive facilitant la navigation et la gestion des documents.
MyPeopleDoc optimise la gestion des ressources humaines en apportant une solution numérique complète et sécurisée.
